従業員を迎え入れるってどういうこと？ Vol.1

実はこのブログ、初の三部作になってます。が、そもそもなんでこの話？って人はプロローグをぜひ。
「従業員を迎え入れるってどういうこと？」（私だけ勝手に緊張の）第一部スタートです！

🏠家を作るには？
（補足）プロローグで「従業員を迎え入れる」って「家づくり」みたいなものよね、という話をしております故、「家」を作るには？という見出し。

（１）まず外せないのは、キッチン、トイレ、お風呂、電気、布団/ベッド

Armishのような生活もあるので是か否かではなく、基本的に家で生活するための必須アイテム（だと思う）。
これは組織で言うと…Human Resources Information System（HRIS）でしょうか。それらをどう使うかは別として、それらを使える状態に設置します。
*HRIS：人事と言っても採用から給与プロセス、従業員情報管理、育成や解雇など様々。それらの機能を一元管理できるのがHRIS。

人事系システムでパッと思い浮かぶのは多分payroll systemだと思います。と言ってもpayroll systemがHRISの一部として機能すること、また経理系ソフト等の他システムや特定のベネフィットプロバイダーなどとのインテグレーションができるものがほとんどなので、数ある機能の中からpayroll機能だけを使えるというケースの方が多いかな。エンタープライズ、スタートアップや中小企業向け色々あるので、自社のリソース状況や知識・経験レベルを加味した選択ができると、後々が楽になります。そもそもシステム絶対に入れないのといけないの？と聞かれると…給与プロセスという扉を開けてしまった私には、システムなしで人力で行うことは恐ろしくて考えられません🥶
給与プロセスを外注する場合には、外注先が特定のシステムを使っていたり勧めてきたりするので意外と気は楽。でも自社対応の場合はシステム選定から。人生って本当に選択の毎日で、この人事系システムもパフォーマンスマネジメントもできるなどそれぞれ差別化合戦で、もうこれしかありませんって言って欲しいくらい選択肢がある。この手のスタートアップも増えているのでこれから選択肢が減ることはまずないですね。またカリフォルニア州の場合、wage周りの法律が多く、知らなかったでは済まされないペナルティーなるものも存在したりするので、頑張って自社でという内製化大好きな日本企業の文化に囚われず、外注含め餅は餅屋、専門家に相談することもコスト＆労力削減に繋がったりするので、オープンマインドで考えてみていただきたいところデス。
（*ものすごく余談：The Paradox of Choiceっていう本📖があるんですが、冒頭から普段私たちが生活している中で選択する場面がどれだけ多いかっていう現実を見せつけられるんです。本当に多い！朝起きてベッドから起きるかぬくぬくするかトイレに行くか二度寝するかそういう小さいことから、結婚、投資みたいな人生の岐路的なビッグ判断まで様々）

（２）みんなが住む家なので、ルールやポリシー、ベネフィットを準備

HRISという職場環境作りの土台ができたら、そこにどんな人をどれくらいの人数、どれくらいのスピードで受け入れていく想定なのか、事業計画とともに組み立てられる組織・人事戦略に沿って予算も鑑みながら、どのタイムラインでどんな組織にしていたいからどこまで整えておきたいのか、理想と現実のギャップを可能な限り埋めていけるように、住み心地のいい家を作っていきます。
整える代表的なものはルールやポリシー（従業員ハンドブックの回、読んでね）、ベネフィットなど。必要最低限のものとオプショナルなものがあります。火災の時や緊急事態などのsafetyに関するルールだったり、誰でも分け隔てなく自由に家のものを使えるそういった基本的なルールは、例えるなら「義務化されている」連邦や各州で取り決められている法律。Non-Discrimination（差別の禁止）やInjury and Illness Prevention（職場の安全を守る）などが該当します。カリフォルニア州では家＝組織のサイズによって、ハラスメント防止トレーニングの実施等も追加義務🪨（←石）として適用が必要ですし、Sick Leaveは規模感に関わらず義務化されています。でも義務化されているものの中には丸っとそのままの形ではめ込めばいいわけではないものも：例えばsick leave。付与方法には一括で渡す、累積する、累積にも何パターンかという選択肢（ほら、また選択の時が！Paradox~📖）があるので、その企業にとって適切な方法を検討する必要があります。

健康保険含むグループ保険やRetirement Plan（401(k)など）等のじわりじわり義務化進行中のベネフィット各種は、義務範囲内なのか適用範囲はどこまでなのか確認を進め、必要とあればプロバイダーを選定（ここにも選択の時！）しなければいけない。義務化はされてないけど推奨ルールもあるので、その適用判断（ほら、選択！ってもうしつこい🤣）も必要。更には完全オプショナルだけど、組織に重要な/必要なルールがあれば適用の検討をする。例えば、VacationやCompany Holiday。日数や該当日、取得方法、取得権利発生のタイミングなど企業勤めの人には当たり前みたいに思えるものも、こうして一から決めていかないといけない。経費や出張規定もテンプレ使ってはい終わり、では実はないというのを経験者なら深く頷いてくれると思う。

正直なんでもいいよという経営者の皆さん、わかります。が、従業員にとってはなんでもよくないんです。常識の範囲内でっていうその「常識」、意外と皆さんそれぞれ違うので、言語化されている指標が必要なんです。手間がかかる部分、お手伝いしますので、なんでもいいよと見ないふりせず一緒にサッと作ってしまいましょう！

KAI：
The Paradox of Choice by Barry Schwartz、実はまだ全部読み切ってないのは秘密です
アメリカ大陸のように壮大な人事領域でHRBPとして日々様々な業種の在米日系企業様をサポートしています