Back to Work チェックリスト

3月19日に発動された在宅命令から早くも1ヶ月半が経ちましたが、5月8日にはカリフォルニア州から示されていた緩和策の4段階のロードマップにおいて、一歩緩和が進みし第2ステージ (https://covid19.ca.gov/roadmap/) の初期段階となりました。

リスクの低いビジネスから事業活動再開を許可するというもので、下記の事業再開が許可されています。

  • 店舗前での商品の受け渡しやデリバリーが可能(書店、衣料品店、スポーツ用品店、玩具、宝石店、家具、花屋など)

  • 上記ビジネスをサポートする製造業、物流・サプライチェーン関連も業務再開が可能

  • 一般オフィス(在宅勤務が出来ない場合に限り可能)

「可能」という言い回しが曖昧でどう判断すれば良いのか分かり難いですね。うちの会社は本当にオフィスをオープンして、従業員を通常通りの業務形態に戻して良いのかという質問が非常に多く寄せられています。

第2ステージにおけるビジネスの再開は2つのカテゴリーで構成されていて、まずカリフォルニア州の各自治体(カウンティー)が下記のような幾つかの基準を満たす事が条件となっており、その上で各企業はビジネス再開に関する特定のガイダンスに従う必要があります。

  • 感染者数の割合が1万人に対し1人以下の状況が14日間連続する事

  • COVID-19による死者が14日間連続で0人となる事

  • 住民1000人あたり最低1.5テストされている 等

先程のロードマップのリンクから各カウンティーの状況が確認出来ます。


5月20日現在、黄色で表示されている所が基準を満たしているカウンティという事ですが、例えばLos Angeles カウンティ、Orange カウンティはまだその基準に達していない事が分かります。


皆さんの会社オフィスがあるカウンティーが基準をクリアすると、初めて一般オフィスの再開も可能になり、Reopenに向けて準備をしていくことになります。

既に準備を始めている企業も多いかと思いますが、これはなかなか簡単な事ではありません。企業の対応策は各社それぞれですが、今回のブログは今から準備を開始する必要がある10のポイントをまとめてみました。

少々長くなりそうですので、まずは前半5つのポイントから。 尚、各業種による再開にあたってのガイドラインは、このサイトを確認して頂くと、”Manufacturing” ”Office Workspaces” “Retail”といったカテゴリー別で見る事ができます。 下記の文章中、 がついているものは、それに関する社内通知のテンプレートをお渡しする事ができますので、必要な企業は別途ご連絡ください)

1. 職場の安全を確保– Workplace Safety 雇用主は、職場ができる限り安全であることを確認する必要があります。従業員も通常通りビジネスに戻る事に不安を覚えているかもしれません。職場の安全最優先事項として準備し、伝達する事が大変重要です。コミュニケーションの取り過ぎという事は、決してありませんので何度も、頻繁にコミュニケーションを取ってください。 安全対策には次のものがあります。

  • 従業員の健康チェックの実施 ( Covid-19 Employee-Screening Procedures) Medical Recordはコンフィデンシャル扱いとしなくてはいけませんので、チェック方法・記録の管理方法については非常に注意が必要です

  • Covid-19に関する管理責任者(連絡係)を決めておくとい良い

  • 感染者や濃厚接触者が確認された時の対応・手順を確立しておく - 隔離方法・報告や連絡手順 - 自宅待機とする要件 - 感染の可能性がある従業員への連絡方法 ( Notice of Workplace Exposure to a Communicable Disease)

  • 予防グッズの (Personal Protective Equipment)の提供  - マスク・ビニール手袋 - ハンドサニタイザー

  • 清掃や消毒の手順 (CDCツール参照)について詳細に決め、必要な消毒用品を継 続的に提供する

  • 職場において、社員間のソーシャルディスタンスを保つように対策する - ランチ時間や休憩時間は時差をつけて取ってもらう - オフィスで働く日とリモートで働く日を、数週間はローテーションする - 従業員同士の距離間隔を広げるため、机の配置換えをする - 職場内での行き来が出来るだけ「一方通行」となるよう工夫する - 会議室等は入れる人数を制限し、またその表示をする

  • 出張を制限する  - 最初は必要不可欠な出張のみとし、 定義を明確にする   (Memo: Temporary Suspension of Nonessential Business Travel) - 政府から出されるガイダンスを逐次確認し、徐々に制限を解いていく

  • 顧客や来訪者があった際の手順を決めておく - 一度に入れる来客者の数を制限(職場全体において) - 握手はせず、3-6フィートは離れる - 可能であれば、ビデオ会議や電話会議で対応する - 製品の受け渡しやデリバリーでは、接触を避ける方法で対応

  • OSHA(労働安全衛生局)の規定を理解する。記録保持や報告義務を遵守する - 職場における感染の可能性を認識した場合、状況をすぐに把握 - OSHA規制 29 CFR § 1904を参考に、病気の仕事との関連性を記録する

2. 復帰の手順 – Recall Procedure 従業員をいつ、どのようにして職場に復帰させるか、体系的でコントロールの効く形で作成する。(※ Layoff and Recall Policy) 会社規模にもよりますが、全ての従業員を同じ日に同じタイミングで復帰させることは大変ですし、安全面からもお勧めしません。 考慮すべき事項は次の通りです。

  • 復帰は段階的に導入する - 誰から復帰させるかは、 年功序列、その他差別要素の無い形で選択する - 勤務時間数を削減した形で復帰させる場合は、ワークシェアプログラム、 又はSUBプランの採用を検討する - スケジュール変更を決定して、従業員の安全に十分配慮する

  • 感染リスクが高いとされるカテゴリーに属する従業員に関しての復帰プランを立てる - 復帰への不安がなくなるまで、在宅勤務や休職を許可する事を検討する - 個室を与え、オフィスで働く勤務日数を減らす等、より慎重な対策が必要

  • EDDへ 従業員の復帰について通知する( Notice of Recall)

  • 仕事に復帰出来ない、もしくは躊躇っている従業員をどう扱うのか‘決めておく   - 復帰を怖がる従業員 - 家族の世話をする必要があって、それにより仕事へ復帰ができない従業員 - COVID-19による感染・又は濃厚接触により自主隔離をしている従業員

3. 福利厚生– Employee Benefits 従業員への福利厚生の継続の有無に拘らず、コンプライアンスを維持するためには、こうした内容について従業員への通知が必要となる場合があります。こうしたコミュニケーションは出来るだけ早い段階で行う事をお勧めします。 確認すべきは次の通りです。

  • グループ健康保険 (Group Health Insurance)   - LayoffやFurlough(一時帰休)による受給要件 - 遠隔医療給付と言った、現在控除対象外のサービスが保険対象として新たに追加になったものを確認 - 休職中に保険料が支払われた場合、従業員からそれら費用を回収するか、又回収する場合はその方法

  • Flexible Spending Account (FSA) - Dependent Care Assistant Programにおいて何か変更点はないか確認する - 今回、市販の薬も対象内となった事を社員に通知 - 1年の途中で契約内容の変更が可能となった点を従業員に説明・通知する

  • 401Kやその他年金 - LayoffやFurlough(一時帰休)による影響の確認 - サービスの一時停止による問題点、サービスを続行していくに当たり、こ れから起こると予測される懸念点を確認 - 年金口座からの一時拠出借入金について、ローンの資格やその返済手続き を確認

  • Paid Leaveについて - Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) について、従業員が資格 要件について理解をしているか再度確認し、ポリシーを配布する。 又、使用した休暇時間管理や、税金控除の際に必要になる書類の管理は、 手順を作成して徹底する。 - 会社のPTOポリシーに関して変更すべきところはないか、Paid Leaveを使 用する際の新たな制限が必要でないかなど、見極める -休暇の付与の仕方について良く理解し、必要に応じて従業員に伝える

4. 給与– Compensation 既に給与の見直しをした企業や、事業の再開にあたりこれから見直しをする必要のある企業などがあると思います。Covid-19による混乱が今後、給与ポリシーにどのように影響するかについても、従業員と良くコミュニケーションを取る必要があります。

  • 毎年の昇給が見送られている場合、それを今後どうするか、遡及的に適用するのか

  • 給与カットは行うか。Exemptの従業員に関してはその必要があった場合、どのようにサラリーが減らすのか (※ Notice of Pay Reduction of All Employees)

  • 従業員のステータス変更が必要かどうか (ExemptからNon-Exempt、Full-TimeからPart-Time と言った変更が事業再開において必要か)。もし既に変更している場合、今後も続けるか

  • ボーナスそのものがあるかどうかも含め、ボーナスにどう影響するか。

  • Hazard Payを提供するか、しないか

5. リモートワーク– Remote Work このパンデミックの間に、一部の企業や従業員にとって在宅勤務が上手く機能する事が証明されたかもしれません。リモートワークを、短期的な緊急ツールとしてだけ考えるだけでなく、ワーク・ライフバランス、及びコスト削減策として恒久的に活用することを検討する必要があります。

  • 従業員の安全を確保するために、今後も在宅勤務を許可するか

  • オフィスでの勤務と在宅勤務を、チームメンバー同士、数週間単位でずらすか、若しくは平日の中で一時リモートを取り入れるか

  • 今後も引き続き在宅勤務を申し入れた従業員に対し、どう対処するか

  • それら在宅勤務者をサポートするためのIT/システム対応

  • 長期的なコスト削減を選択するか、又は永続的な在宅勤務を提供した場合の影響を比較

少々長くなってしまいましたので、まずはこの5つのポイントで今日は失礼します。

ご質問などがございましたら、遠慮なくご相談・ご連絡ください。

そして皆様、どうか安全にお過ごし下さい。

参考:

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