Covid-19 人事関連アップデート[勤務体制別]

3/19/2020から始まったCalifornia州のStay at Home Order “在宅命令” も既に4週間が経ちましたが、未だいつになったらこの命令が解除されるのか分からない状況にあります。 そのような中、Los Angeles Countyでは4/19までとされていた在宅命令を少なくとも5/15まで延長と発表されました。予想された事とはいえ、がっかりされた方も多くいらっしゃるかと思います。人事面でも延長が決まった事で、雇用について更なる決断を迫られる経営者もいらっしゃる事と予想します。

今日は、従業員を5つのカテゴリーに分けて注意点などをまとめてみましたので、ご参考にして頂ければと思います。(少々長くなります。。)

1. オフィスで勤務 – Working at Office

  • “Stay at Home Order” の状況下では、オフィスでの勤務が許されているのは、”Critical Infrastructure Industries” とされている重要なインフラ産業の企業においてのみです。 - Essential Critical Infrastructure Listを確認して、該当するかどうかを検討する - 全従業員が働く必要があるのかを良く検討する - 違反企業には罰則が科せられます 既にボランディアやLAPDが2000以上のビジネスを訪問しており、命令に従ってい ないビジネスを起訴する準備をしています。命令に従っていないと思われるビジネ スは、オンラインでも簡単に通報できるようになっていますので、注意して下さい

  • CDCのガイドラインを使ってオフィス内の衛生管理を徹底する

- 従業員同士は物理的な距離 (6フィート以上)を取る事、衛生を保つ事

- アルコール等を使い、職場を消毒する(共同で使用するエリア、コピー機などは特 に気を付ける) - 休憩場所や会議室、バスルームなどは一度に入れる人数を制限し、又そうした表示 を各箇所に掲示する

  • Bust Barricade Documentを携行させる - 会社のレターヘッド入りで書類を作成する (テンプレートのご依頼は、こちらから)

- 万が一、通勤途中になぜ外に出ているかと止められてしまった場合に、この書類を 見せるよう従業員にアドバイスする (既にLA Countyで止められた従業員もいると聞 いています)

2. 在宅勤務 – Working Remotely (Full Time/Part Time)

  • Telecommuting Agreementを作成し、従業員にサインをしてもらう事をお薦めします - カリフォルニア州では、通常本人の意思で在宅勤務を望むケースが多い為、その場 合の在宅勤務でかかる費用に対して支払い義務はありません。ただ今回の在宅命令 においては、電話やインターネットの費用など、適正と思われるコストを雇用主が 負担する事が求められますので、注意が必要です - 在宅で仕事をしていると忘れがちですが、在宅においても勤務時間、タイムキーピ ング、休憩時間、昼休みなど、全てオフィスで働いている時と同じルールが適応され ます。各社員が、きちんと理解してルールに沿って行動するよう、管理の徹底が求め られます - Microsoft Teams, Zoom, Slack, Band等を利用して従業員とは密に連絡を取るように しましょう。Happy Hoursやコーヒーブレイクをオンラインで一緒に取るなどして いる企業もあります

3. 労働時間短縮 – Working Reduced Hours

  • すぐに失業保険を申請するように伝える - 従業員はオンラインで申請する - 4/11、EDDは現行の週毎の給付額に加え、CARES法の一環として連邦政府からの追 加資金により、週$600の追加支払いを開始しました。申請者は何もする必要がな く、失業保険を受ける資格がある限り、2週間ごとに支払われる失業保険に自動的 に追加されます

  • EDDのWork-share Program導入を検討するhttps://www.edd.ca.gov/unemployment/Work_Sharing_Program.htm - 今までトーレーニングをしてきた経験者を失うリスクを少なくし、状況が整った時 のための準備ができますし、新たな雇用にかかるコストや時間を抑えることができ ます - 少なくとも従業員の2名以上が該当し、勤務時間や賃金が10-60%カットされてしま った場合が対象(他にも幾つか条件がありますので、上記リンクで詳細を確認して下 さい) - 解雇への移行プログラムとして導入する事は禁じられています - 後述するFurloughに代わるものとしてこちらを利用する企業もあります

  • 労働時間の短縮 (Part Timeへのシフト)がどのように健康保険やPTO/Paid Vacation、Holiday、昼休みや休憩、そのた福利厚生に影響があるのか、ガイドラインなどをしっかり伝える - 従業員はオンラインで申請する - 4/11、EDDは現行の週毎の給付額に加え、CARES法の一環として連邦政府からの追 加資金により、週$600の追加支払いを開始しました。申請者は何もする必要がな く、失業保険を受ける資格がある限り、2週間ごとに支払われる失業保険に自動的 に追加されます

  • SIEDES(State Information Data Exchange System) E-Response を利用する - 失業保険が申請された際に雇用主が受け取る書類などが、オンラインで全て管理で き、郵便が届かないといったリスクがなくなります。又事務手続きに掛かる時間も短 縮されます

4. 一時帰休– Furloughed

  • 一時的な帰休です(解雇とは違い、従業員として雇用されているステータスに変わりはありません。仕事が無いために一時的に帰休をしてもらうという事です) - Furloughの期間が1Payroll Period を超える場合、未払いの賃金と使用していない VacationやPTOを支払う事を推奨しています

  • この場合も、社員はすぐに失業保険を申請するよう助言する

  • Furloughになった場合、Benefitにどのように影響するかを通知する - Vacationは累積していくのか、健康保険は継続するのかなどきちんと理解をしても らって下さい

  • 一時帰休が明けた後の復帰に出来るだけ影響が出ないよう、良くコミュニケーションを取る - 従業員が参考にできるリソースや情報を発信するなど (例:211.org)

5. 解雇– Laid Off

  • 解雇、もしくは人員削減は離職・退職と同じ扱いになるため、その際に対応するべきことと同じ手続きをして下さい - Notice to Employee (Change in Relationship form) - DE2320 パンフレット - COBRA Information - Final Pay Check (未使用のVacation Pay含む)

  • この場合も、社員はすぐに失業保険を申請するよう助言する

  • もし50名以上を30日以内に解雇する場合、特定の通知をするべきWARN Actの対象になる可能性がありますので注意が必要です

ご質問などがございましたら、遠慮なくご相談・ご連絡ください。

そして皆様、どうか安全にお過ごし下さい。

参考:

https://www.dol.gov/agencies/whd/pandemic/

https://hrcalifornia.calchamber.com/ https://www.edd.ca.gov/Disability/About_PFL.htm https://www.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/community/organizations/businesses-employers.html https://www.irs.gov/coronavirus This material is for informational purposes only as date posted and not for the purpose of providing legal advice. You should always contact your attorney to determine if this information, and your interpretation of it, is appropriate to your situation. この資料は、掲載した日時の辞典における情報提供のみを目的としており、法的助言を提供する目的ではありません。この情報とその解釈が御社の特定の状況下で適切であるかどうかは、弁護士等にご確認ください。

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