従業員を採用する際には、Offer Letter（採用通知書）の発行だけでなく、雇用契約書、税務書類、雇用資格確認書類（Form I-9）、従業員情報の登録など、さまざまな書類の作成・回収が必要となります。これらの書類は、法令遵守だけでなく、適切な雇用管理や人事記録の整備にも重要な役割を果たします。

必要となる書類は、連邦法・州法によって義務付けられているものと、企業が独自に運用するものがあります。また、従業員の雇用形態や勤務地によって必要書類が異なる場合もあるため、自社に適用される法令や社内ルールを確認し、漏れなく対応することが重要です。

このセクションでは、採用から入社までの各段階で使用する主な書類やテンプレートを紹介しています。実務でそのまま活用できるサンプルとしてご利用いただくとともに、自社の運用に合わせて適宜内容を調整してください。

採用・入社書類を理解する上では、主に以下のポイントを押さえておくことが重要です。

• Offer Letter【採用通知書】
  採用条件を候補者へ正式に提示するための書類です。

• Employment Agreement【雇用契約書】
  雇用条件や双方の権利・義務を定める契約書です。（必要に応じて使用）

• New Hire Documents【入社書類】
  新入社員から取得する各種書類や、入社時に必要となる手続きについて

• Form I-9・Form W-4
  雇用資格確認および税務関連の基本書類について

• その他の入社関連書類
  Direct Deposit Authorization、Emergency Contact Form、Employee Handbook Acknowledgementなど、企業が一般的に取得する各種書類

人事担当者が特に注意すべきポイント💡

採用・入社書類は、書類を準備するだけでなく、適切なタイミングで取得し、法令に基づいて保管することが重要です。また、州法によって必要となる書類や通知事項が異なる場合もあるため、自社が事業を行う州の要件を確認するとともに、定期的に書式を見直し、最新の法令へ対応しましょう。