アメリカにおける入社手続きはオンボーディング（Onboarding）と呼ばれ、新入社員を迎え入れる一連の流れのことを指します。法律で定められた書類手続きや、給与システムへの登録、税金控除の設定、従業員ハンドブックの説明、トレーニングの提供など、入社に必要なすべてのステップを包括的に行います。スムーズな職務開始のために重要なプロセスであり、特に転職率が高く社員の入れ替わりが頻繁に起こるアメリカでは、これらのプロセスを適切かつ効果的に実施することが求められます。

また、入社手続きには従業員の受け入れだけでなく、雇用資格の確認や法令で義務付けられている書類の管理など、コンプライアンス上の重要な要素も含まれます。そのため、人事担当者は必要な手続きや法的要件を理解し、適切に運用することが重要です。

入社手続きを理解する上では、主に以下のポイントを押さえておくことが重要です。

• 採用手続き・入社オリエンテーション
  入社初日までに実施すべき準備事項や、従業員を円滑に受け入れるためのオンボーディングプロセスについて

• I-9
  米国における雇用資格確認制度の概要や、雇用主に求められる基本的な義務について

• I-9 雇用資格確認の手順
  I-9フォームの記入方法や本人確認書類の確認手順など、実務上の対応方法

• E-Verify
  オンライン雇用資格確認システムであるE-Verifyの仕組みや利用要件について

人事担当者が特に注意すべきポイント💡

I-9の作成や雇用資格確認は法律で定められた期限内に実施する必要があり、不備がある場合には罰則や監査上のリスクにつながる可能性があります。また、すべての従業員に対して一貫した手続きを実施し、国籍や出身国を理由とした差別的な取り扱いを行わないよう注意が必要です。